Écrit le jeudi 20 juin 2024

Maîtriser un atelier en ligne : préparation, animation et retombées

À l’ère de la virtualisation croissante, les ateliers en ligne deviennent un outil indispensable pour la collaboration, l’apprentissage et le développement professionnel. Cependant, leur efficacité dépend de la préparation minutieuse et de la gestion dynamique. Dans cet article, nous explorerons en détail les actions essentielles à entreprendre avant, pendant et après un atelier en ligne pour garantir son succès et en tirer le meilleur parti.

Les étapes à réaliser avant un atelier en ligne

L’installation : une étape cruciale

Avant de participer à un atelier à distance, il est essentiel de prendre plusieurs mesures pour garantir une expérience fluide et productive. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir une connexion internet stable. Ensuite, testez votre connexion vidéo pour éviter les interruptions. De plus, vérifiez la qualité sonore de votre microphone. Effectuez un test pour vous assurer qu’il fonctionne correctement. Utiliser deux écrans peut s’avérer très utile : un pour visualiser les participants et l’atelier, un autre pour les documents. Enfin, placez vos écrans à hauteur des yeux pour éviter les douleurs au dos pendant de longues sessions.

Atelier en ligne

Déterminez les animateurs de l’atelier, idéalement deux personnes, afin de gérer efficacement les activités et les discussions. Ensuite, faites attention aux fuseaux horaires des participants pour planifier des horaires correctes pour tous. Par ailleurs, soyez réaliste sur la durée des exercices pour maintenir l’attention et l’engagement des participants.

La préparation des activités

Avant de lancer un atelier à distance, préparer les activités est essentiel pour garantir son bon déroulement. D’abord, envoyez le programme à tous les participants pour qu’ils sachent à quoi s’attendre. Ensuite, préparez un règlement pour définir les règles de conduite de l’atelier. Configurez votre pièce virtuelle afin qu’elle ressemble à une “vraie pièce” et créez une ambiance chaleureuse. Enfin, préparez les tableaux pour les exercices, en veillant à ce que l’ordre du jour soit toujours visible. Assurez-vous que tous les participants sont connectés aux logiciels nécessaires, comme Mural, et qu’ils peuvent rejoindre les sessions et voir tout le contenu. 

Outil numérique - Mural

Fournissez aux participants tous les liens utiles nécessaires pour faciliter leur accès aux ressources de l’atelier. Ensuite, définissez votre outil « source » pour centraliser toutes les informations essentielles. Mettez en place un canal de communication, comme Slack ou Teams, pour les échanges hors sessions. Aussi, disposez d’un document collaboratif prêt à recueillir des informations en temps réel lors des exercices. De plus, préparez un tableau de questions anonymes pour encourager la participation sans gêne. Enfin, préparez la fin de session pour conclure efficacement et organisez les groupes de participants à l’avance. Assurez-vous aussi que les participants seront à l’heure pour les sessions de l’atelier.

Les actions à réaliser pendant l’atelier en ligne

Mettre en place le contexte

Durant un atelier à distance, il est crucial de veiller à une installation efficace et à des interactions dynamiques pour maintenir l’engagement et le confort des participants. Prévoyez des pauses régulières de rafraîchissement toutes les 1h30 pour éviter la fatigue. Regardez la caméra pour créer une connexion visuelle avec les participants, et n’oubliez pas de vous hydrater et de préparer des en-cas pour rester en énergie. 

Atelier en ligne

Plutôt que de lire vos notes, interagissez autant que possible avec les participants pour encourager une atmosphère participative. Par ailleurs, communiquez régulièrement et demandez souvent aux participants comment ils se sentent pour un environnement inclusif. Restez positif, évitez de paniquer face aux imprévus et ayez toujours un plan B. Enfin, prévoyez des solutions pour pallier les éventuels problèmes techniques ou logistiques qui pourraient survenir.

L’installation des activités

Pendant un atelier en ligne, l’installation des activités doit être soigneusement gérée pour assurer leur bon déroulement. Dans un premier temps, encadrez strictement vos activités dans le temps et gardez un œil sur l’heure. Ensuite, apprenez les prénoms des participants pour faciliter les interactions personnalisées. Attention, demandez-leur de couper leurs notifications pour minimiser les distractions et de garder leurs caméras allumées. Vous pouvez aussi demander aux participants de se mettre en sourdine lorsqu’ils ne parlent pas pour éviter les bruits de fond. Ensuite, définissez un mot ou un mouvement clé pour attirer l’attention rapidement si nécessaire. Enfin, enregistrez la session, en demandant au préalable l’autorisation, et documentez-la avec des photos et vidéos pour revenir sur les points abordés.

Pendant les activités

Durant les activités d’un atelier à distance, une gestion efficace et dynamique est essentielle pour maximiser participation et engagement. Commencez par présenter clairement l’objectif de l’atelier afin que tous comprennent les attentes et le but. Après, utilisez le chat du logiciel pour poster des remarques en marge, facilitant une communication continue sans interrompre le flux principal. Par ailleurs, pour les exercices, employez des notes autocollantes de couleurs différentes par participant afin de rendre les contributions plus claires. De plus, préparez un système de vote pour recueillir des opinions ou décisions rapidement et efficacement, favorisant une interaction active et structurée. Ces pratiques assurent une gestion optimale et un engagement maximal de tous les participants, contribuant au succès de l’atelier.

Icebreakers

Intégrez des icebreakers pour détendre l’atmosphère et encourager une participation active dès le début. Enfin, clôturez la session par un checkout positif, en permettant à chacun de partager ses impressions et en soulignant les points positifs. Enfin, terminez sur une note encourageante et motivante aide à renforcer l’engagement et la satisfaction des participants.

Découvrez des idées d’icebreakers, en cliquant ici.

Les actions à réaliser après de l’atelier en ligne

La mise en place du contexte

Après un atelier à distance, une transition fluide est essentielle. Remerciez d’abord les participants pour leur contribution, puis récapitulez les points clés abordés. Examinez et nettoyez les notes pour en extraire l’essentiel, centralisant tout le matériel partagé pour un accès facile. Envoyez ensuite une note de suivi résumant les actions à entreprendre dans les 24 heures suivant l’atelier. Assurez un accès continu aux tableaux pour permettre aux participants de réviser le contenu à leur convenance. Intégrez également les sujets non terminés à l’ordre du jour de la prochaine session pour garantir leur traitement. Cette approche favorise une transition efficace et une continuité harmonieuse, renforçant ainsi l’engagement et l’implication des participants pour les futures sessions.

Les apprentissages

Après un atelier à distance, capitalisez sur les apprentissages pour améliorer les futures sessions et partager les insights obtenus. Commencez par demander un retour d’informations aux participants via une enquête ou le chat pour recueillir leurs impressions et suggestions. De plus, interrogez-les sur la possibilité de partager les pépites et les meilleures idées sur votre site web ou les médias sociaux, afin de valoriser les contributions et inspirer une audience plus large. Ensuite, effectuez une analyse post atelier avec vos équipes pour identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Enfin, réalisez une étude de cas de votre session, en documentant les objectifs, les méthodes, les résultats et les apprentissages clés, pour en tirer des leçons précieuses et créer des ressources utiles pour les futurs ateliers.

Cet article offre un guide complet pour la planification, la mise en œuvre et l’évaluation des ateliers en ligne. De la préparation initiale à la conclusion et à l’analyse post-événement, il fournit des conseils pratiques pour assurer le succès de chaque étape et maximiser les bénéfices des participants et des organisateurs.

Pour découvrir notre formation “Concevoir et animer une formation à distance”, cliquez ici.

Partager sur :
Soyez les 1er à être informés.

Soyez les 1ers à être informés.

Recevez chaque mois nos derniers articles, nos actus, des ressources et les nouvelles formations et ateliers.

VOUS AIMEREZ AUSSI LIRE

ENVIE DE PASSER À LA PRATIQUE ?

Découvrir notre offre de formation
Copyright © 2021 Emy Digital. Tous droits réservés.