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Comment lancer un Design Sprint en entreprise ?

Dans mon dernier article « Résoudre des problèmes et tester des idées en seulement 5 jours avec le Google Design Sprint », je vous expliquai les principes de base du Google Design Sprint extrait du livre de Jake Knapp « SPRINT – How to solve big problems and test new ideas in just 5 days».

Dans cet article, nous allons parler du lancement d’un Design Sprint, en abordant le challenge à définir, l’équipe à constituer, les experts et utilisateurs à interviewer, l’organisation du planning, de l’espace et du matériel à prévoir.

1- Le Challenge

Plus le challenge est élevé, meilleur sera le sprint.

Un Design Sprint est efficace pour :

  • les projets coûteux, c’est à dire lorsque la solution prendra beaucoup de temps et de budget. Le Sprint dans ce cas pourra donner la bonne direction.
  • lorsque le temps à disposition est réduit, par exemple avec une deadline courte pour trouver les bonnes solutions.
  • difficultés à se lancer dans un projet. le sprint peut être un booster, il peut démystifier, dédramatiser un projet avec une approche toute fraîche.

Le sprint consomme beaucoup d’énergie et de concentration, il n’est pas préférable de le mettre en place pour des petits challenges. « Don’t go for the small run ». Il sera aussi primordial de bien identifier les clients, les utilisateurs et travailler dans une démarche centrée utilisateurs (users centric) avant de se lancer dans un Design Sprint.

2- L’équipe

Il faut définir un leader et un panel de talents qui composeront l’équipe. Jake Knapp, créateur du Google Design Sprint fait référence à l’équipe du fameux film Ocean’s Eleven pour expliquer dans son livre « Sprint » que l’équipe doit être clairement organisée.

Le rôle du décideur (par exemple Dany Ocean dans le film) sera de prendre les décisions, de trancher si nécessaire. Généralement, le décideur peut être le CEO, le product manager.
Si le décideur ne peut pas se libérer sur la semaine complète, il est possible de l’inviter lors de points précis de la check-list courant de la semaine. Il peut aussi avoir un délégué dans la salle pendant toute la durée du Sprint.

La taille idéale d’une équipe est de 7 personnes ou moins, si il y’a plus de 7 personnes le Sprint avance moins vite et il faudra fournir plus d’efforts pour garder tout le monde concentré.

L’équipe doit être pluridisciplinaire, composée de plusieurs parties prenantes qui interviennent déjà de près ou de loin sur le problème à résoudre (ingénieurs, designers, products managers, opérateurs …). Il est nécessaire de mélanger les équipes pour assurer la richesse des apports de chacun.

Idéalement l’équipe est composée de :

  • Décideur
  • Expert finance
  • Expert marketing
  • Expert clients (qui est régulièrement en contact avec les clients)
  • Expert technique/logistique
  • Designer

L’atmosphère collaborative du Sprint lève les barrières entre les personnes, les services, les équipes et inclus des personnes qui ne sont pas nécessairement d’accord au départ ou ne communique jamais entre eux.

L’état d’esprit doit être bienveillant et respectueux, les critiques sont les bienvenues lorsqu’elles sont constructives, les règles et méthodes expérimentées et proposées par les experts des Design Sprints permettent de limiter les discussions et débats non constructifs.

Un facilitateur sera aussi désigné, sa responsabilité pendant toute la durée du Sprint est de gérer le temps, les conversations, le respect des process et des méthodes.
lorsque les discussions n’en finissent plus, il devra y mettre fin pour faire respecter le timing.

Le rôle de facilitateur ne sera pas attribué à la même personne que le rôle de décideur. Et à noter que pour la 1ère journée, il faudra prévoir la visite d’experts et de clients / utilisateurs pour réaliser les interviews.

3- Planning du Design Sprint

5 jours productifs sans email, téléphone ni meetings

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Source : livre de Jake Knapp « SPRINT – How to solve big problems and test new ideas in just 5 days»

6 heures de travail dans une journée de Sprint. des journées plus longues ne seraient pas productives.

6 heures permettent de garder les participants ensemble, de structurer les activités et éliminer les distractions.

L’expérience des Design Sprints a prouvé qu’il est possible de mener des process rapides en travaillant des heures raisonnables.

Mais attention ! pendant ces 6 heures il faut mobiliser toute l’énergie et l’attention des participants, les personnes ne pourront pas fournir ces efforts si elles sont stressées ou fatiguées.

Voici le planning proposé par Jake Knapp :

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4- Le matériel à prévoir

Le Sprint se déroulera dans le même espace pendant les 5 jours (salle de réunion, classe …) car tout au long des ateliers, les participants colleront aux murs l’ensemble des travaux.

Il faut prévoir une pièce suffisamment grande et agréable pour créer une bonne athmosphère de travail. Prévoir également :

  • des tableaux blancs
  • du papier
  • des post-its
  • des feutres et markers de couleurs
  • du scotch
  • des vignettes autocollantes (gommettes)
  • « Time Keepers » type réveil

Si cet article vous a convaincu et vous souhaitez découvrir le détail de chaque journée du Design Sprint :

#lundi : immersion comprendre le besoin et la problèmatique
#mardi : idéation génerer des idées et définir une solution
#mercredi : décision une vision commune partagée de la solution
#jeudi : prototyper une solution pour la tester
#vendredi : tester la solution auprès des utilisateurs

EMY DIGITAL, agence et centre de formations UX design et Marketing Digital à Paris et Bordeaux.

N’hésitez-pas à nous contacter si vous avez un projet, si vous souhaitez que nous organisions pour vous un Design Sprint.

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